ICS 01.140.20 CCS A 14 6101 西安市 地方标准 DB 6101/T 3237—2025 物业服务档案管理规范 2025 - 05 - 28发布 2025 - 06 - 28实施 西安市市场监督管理局 发布 DB 6101/T 3237 —2025 I 目次 前言 ................................ ................................ ................. II 1 范围 ................................ ................................ ............... 1 2 规范性引用文件 ................................ ................................ ..... 1 3 术语和定义 ................................ ................................ ......... 1 4 总则 ................................ ................................ ............... 1 分类 ................................ ................................ ........... 1 管理制度 ................................ ................................ ....... 1 基本要求 ................................ ................................ ....... 2 5 管理要求 ................................ ................................ ........... 2 档案形成 ................................ ................................ ....... 2 档案归档 ................................ ................................ ....... 2 档案整理 ................................ ................................ ....... 2 档案保管 ................................ ................................ ....... 3 档案利用 ................................ ................................ ....... 4 档案交接 ................................ ................................ ....... 4 档案鉴定与销毁 ................................ ................................ . 4 6 监督检查 ................................ ................................ ........... 5 监督检查方法 ................................ ................................ ... 5 监督检查内容 ................................ ................................ ... 5 改进 ................................ ................................ ........... 5 附录A（资料性） 物业服务档案分类目录及保管期限 ................................ ....... 7 附录B（资料性） 物业服务档案编码 ................................ .................... 12 附录C（资料性） 归档文件目录 ................................ ........................ 13 参考文献 ................................ ................................ ............. 14 DB 6101/T 3237 —2025 II 前言 本文件按照 GB/T 1.1 —2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由西安市住房和城乡建设局提出并归口。 本文件起草单位：诚悦物业服务集团有限公司、融创物业服务集团有限公司西安分公司、陕西网商 物业评估咨询有限公司。 本文件主要起草人：夏小军、赵海昕、李志锋、夏明、刘炳东、鲁琳、薛黎。 本文件由诚悦物业服务集团有限公司负责解释。 本文件首次发布。 本文件在实施过程中如有疑问或建议，请将咨询或修改建议等信息反馈至下列单位： 单位：诚悦物业服务集 团有限公司 地址：陕西省西安市高新区锦业路 36号盈樾国际 17层 电话：029-89381952 邮箱：[email protected] DB 6101/T 3237 —2025 1 物业服务档案管理规范 1 范围 本文件规定了物业服务档案管理的原则、管理要求和监督检查的要求。 本文件适用于物业服务档案管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。 其中， 注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 22 归档文件整理规则 DA/T 42 企业档案工作规范 DA/T 69 纸质归档文件装订规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 物业服务档案 物业服务活动过程中直接形成的具有查考价值业已归档的各种文字、图像、声音以及其他各种载体 的历史记录。 档案管理 对物业服务档案的形成、接收、交接、归档、整理、保存和开发利用的活动。 4 总则 分类 物业服务档案按类别内容分为文书档案、人事档案、会计档案、项目档案、合同档案等；按载体形 式分为纸质档案、声像档案、实物档案。物业服务档案分类参见附录 A。 物业服务组织应根据物业服务的内容和性质对物业档案进行层级分类管理，统一档案编码，物业服 务档案的分类及编码参见附录 B。 管理制度 物业服务组织应建立并形成档案管理制度，内容包括档案收集、整理、保管、鉴定、统计、借阅、 保密、交接、销毁及档案突发事件应急处置等。 DB 6101/T 3237 —2025 2 基本要求 4.3.1 应专门设置档案保管用房，配备满足档案管理所需的设施设备和工具，包括但不限于： a) 档案柜/架等保管设备； b) 电脑、打印机、复印机、装订工具等办公设备； c) 温、湿度等监测设备； d) 视频监控、监测预警、消防器材等相应的安防设备。 4.3.2 应采取适应各类档案的存储 与保管措施。 4.3.3 应做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染、防磁 等防护工作。 4.3.4 档案柜不应存放与档案保管、保护无关的物品。 4.3.5 应定期检查和维护档案管理设施设备，确保正常运转。 4.3.6 应指定人员负责物业服务档案管理工作，并定期组织档案管理工作人员对档案数量进行清点、 对保管状况进行检查，发现问题及时处理，并建立检查和处理情况台账。 4.3.7 负责档案管理工作的人员岗位变动时，应按档案管理制度要求进行档案交接，档案的移交应建 立移交清册，移交双方应在移交清册上签字，并填写档案移交说明。 4.3.8 应定期对档案管理 人员进行培训。 5 管理要求 档案形成 5.1.1 物业服务档案的形成应遵循物业服务活动中各类文件材料的自然联系，真实、完整、准确的保 留档案所需的原始记录。 5.1.2 物业服务档案应遵循物业服务活动的业务流程，按类别进行收集，参见附录 A。 5.1.3 物业服务档案应由物业工作人员及时收集，并按照各类档案的归档要求完成初步整理