ICS01.140.20 CCSA14DB36 江西省地方标准 DB36/T2171—2025 公路工程电子文件归档与电子档案管理规 范 Specificationforelectronicdocumentsarchivingandelectronicrecordsmanagement inhighwayprojectofJiangxiprovince 2025-08-27发布 2026-03-01实施 江西省市场监督管理局 发布DB36/T2171—2025 I目  次 前 言............................................................................II 1范围.............................................................................1 2规范性引用文件...................................................................1 3术语和定义.......................................................................1 4基本要求.........................................................................3 5基础设施与系统建设...............................................................4 6电子文件收集与整理...............................................................5 7电子文件归档.....................................................................5 8电子档案移交.....................................................................6 9电子档案管理.....................................................................7 10电子档案长期保存................................................................7 附录A（资料性）电子文件归档登记表.................................................9 附录B（资料性）电子档案移交清单..................................................10 附录C（资料性）电子档案移交接收登记表............................................11 附录D（资料性）电子档案离线存储介质管理登记表....................................12 附录E（资料性）电子档案格式转换与迁移登记表......................................13DB36/T2171—2025 II前  言 本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起 草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。 本文件由江西省档案局提出并归口。 本文件起草单位：江西省交通投资集团有限责任公司、江西省档案馆、江西省交通投资集团有限责 任公司项目建设管理公司、江西交通职业技术学院、江西锦路科技开发有限公司。 本文件主要起草人：文旭卿、黄喜荣、胡志斌、钟昆志、周鹏、李鹏达、甘志坚、姚学涛、涂九根、 翟勇、万佳新、伍超扬、陈钊正、曾武、陈勇、万佳豪、邱兴飞、罗贤明、邓亮、席全琛、郭瑞、张正 辉、黄平运、朱光伟、尹华杰、钱宇峰、刘伟达、陈震、傅清丁、王星、朱思瑶。DB36/T2171—2025 1公路工程电子文件归档与电子档案管理规范 1范围 本文件提供了公路工程电子文件归档与电子档案管理的总则、基础设施与系统建设、电子文件收集、 整理、归档和电子档案管理等要求。 本文件适用于公路工程非涉密电子文件与电子档案的管理。 2规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T26162信息与文献文件（档案）管理概念与原则 GB/T26163.1信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则 GB/T29194电子文件管理系统通用功能要求 GB/T39784电子档案管理系统通用功能要求 DA/T47版式电子文件长期保存格式需求 DA/T50数码照片归档与管理规范 DA/T58电子档案管理基本术语 DA/T70文书类电子档案检测一般要求 DA/T78录音录像档案管理规范 DB36/T1324公路建设项目档案管理规范 3术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 公路工程电子文件 electronicdocumentinhighwayproject 公路工程在建设过程中，基于工程建设管理业务系统，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和 存储的数字格式的各种信息记录，电子文件由内容、结构、背景等信息组成。 3.2 电子文件归档 electronicdocument 将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。 3.3 信息包 informationpackageDB36/T2171—2025 包含电子文件、电子档案内容及其元数据，按技术要求进行封装，用于不同环节之间信息传递的信 息集合对象。 [来源：DA/T70，3.10，有修改] 3.4 公路工程电子档案 digitalprojectarchiveinhighwayproject 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的公路工程电子文件。 3.5 业务系统 businesssystem 形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。 示例：办公自动化系统、质量管理系统、进度管理系统、计量支付系统、安全管理系统等促进公路 建设项目事务处理的应用系统。 [来源：GB/T18894-3.9] 3.6 电子档案管理系统 electronicrecordsmanagementsystem 对电子文件、电子档案进行接收、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。 [来源：GB/T18894-3.10,有修改] 3.7 捕获 capture 适时获取电子文件及其元数据的方法与过程。 [来源：DA/T58-3.1] 3.8 元数据 metadata 描述电子文件和电子档案的内容、结构、背景及其管理过程的数据。 [来源：GB/T18894-3.3] 3.9 移交 accession 建设单位根据规定将电子档案交付运行管理单位、项目主管部门或有关档案管理机构的过程。 3.10 转换 conversion 在维护真实性、完整性、可用性和安全性的前提下，将电子档案从一种载体转换到另一种载体或从 一种格式转换成另一种格式的过程。 [来源：GB/T18894-3.15]DB36/T2171—2025 33.11 迁移 relocation 在维护真实性、完整性、可用性和安全性的前提下，将电子档案从一个系统转移到另一个系统的过 程。 [来源：GB/T18894-3.16] 4基本要求 4.1总体要求 4.1.1公路工程电子文件归档与电子档案管理应纳入建设单位信息化建设规划，遵循工程建设和信息 系统运行的规律，坚持“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的管理原则。 4.1.2公路工程电子档案的管理应当遵循其来源可靠、程序规范、要素合规的基本要求，应当实现维 护其真实性、完整性、可用性和安全性的基本目标。 4.1.3应建设、配备必要的档案信息化基础设施和应用系统，为公路工程电子文件归档与电子档案管 理提供技术保障。 4.1.4应基于安全的网络环境和存储设备实施电子文件归档和电子档案管理，保障公路工程建设数据 信息安全。网络安全等级保护应达到二级及以上要求。 4.2工作原则 4.2.1来源可靠 电子文件与电子档案应由经过授权和确认的法定形成者在既定的业务活动中，在特定的时间内通过 安全可靠的系统生成；应采用合规的电子政务电子认证服务机构提供的数字签名技术，保证形成公路工 程电子文件的项目建设单位、各参建单位及个人身份经过授权和认证。 a)应基于文件管理的业务分析，确定产生公路工程电子文件的业务活动、文件构成要素以及文件 之间的相互关系； b)公路工程电子文件的形成时间应与工程建设同步，文件办理完毕后及时收集； c)公路工程电子文件及电子档案管理系统功能的规划设计，应符合GB/T29194、GB/T39784、 GB/T26162、GB/T26163.1的规定； d)公路工程电子文件应能够转换成符合国家标准的版式文件格式，通过数字签名、时间戳等技术 手段，保证公路工程电子文件不被非法篡改。 4.2.2程序规范 电子档案管理应明确管理和技术要求，对电子文件的形成、归档和电子档案保存、利