ICS 03.080.01 CCS A 12 14 山西省 地方标准 DB14/T 2629—2023 公共资源交易平台 档案服务规范 2023-01-18发布 2023-04-18实施 山西省市场监督管理局 发布 DB14/T 2629 —2023 I 目次 前言 ................................ ................................ ................. II 1 范围 ................................ ................................ ............... 1 2 规范性引用文件 ................................ ................................ ..... 1 3 术语和定义 ................................ ................................ ......... 1 4 基本要求 ................................ ................................ ........... 2 5 档案分类 ................................ ................................ ........... 2 6 文件收集与整理 ................................ ................................ ..... 3 7 归档 ................................ ................................ ............... 3 8 存档 ................................ ................................ ............... 4 9 档案服务 ................................ ................................ ........... 4 10 档案处置 ................................ ................................ .......... 4 11 档案安全 ................................ ................................ .......... 4 12 评价与改进 ................................ ................................ ........ 5 DB14/T 2629 —2023 II 前言 本文件按照 GB/T 1.1 —2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 本文件由 山西省行政审批服务管理局提出、组织实施和监督检查 。 山西省市场监督管理局对标准的组织实施情况进行监督检查。 本文件由山西省政务服务标准化技术委员会（ SXS/TC12 ）归口。 本文件起草单位： 山西省行政审批服务管理局、 山西省检验检测中心 （山西省标准计量技术研究院） 、 山西省公共资源交易中心（山西省省级政府采购中心）、晋中市行政审批服务管理局、长治市行政审批 服务管理局。 本文件主要起草人： 张永红， 邢建全，杜振宇， 董凤鸾，刘立伟，朱蓉，张颖，武守强，王琪，刘 燕，王建英，尚晓磊，赵献春，卢天明，黄勇军，郑云贵，赵勇，宋瑞祥，乔子严，张建平，郭敏，平 丽娟，张淼，樊志中，祝云杰。 DB14/T 2629 —2023 1 公共资源交易平台 档案服务规范 1 范围 本文件规定 了公共资源交易平台 档案服务的术语和定义、基本要求、档案 分类、文件 收集与整理、 归档、存 档、档案服务、档案处置、档案安全、评价 与改进。 本文件适用 于山西省行政 区域的平台运行 服务机构提供的 电子档案服务。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。 其中， 注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 39784 电子档案管理系统通用功能要求 DB14/T2630 公共资源交易平台 基础服务规范 3 术语和定义 DB14/T2630 界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 电子档案 公共资源交易活动中产生的以项目为单位，按照一定的顺序编排，内容完整、数据准确、能反映公 共资源交易真实情况 ，具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件和元数据。 3.2 电子文件 公共资源交易全过程中，通过计算机等电子设备形成的文字、图表、图像、音频、视频等信息，以 数据电文形式存储于 磁盘和光盘等载体，依赖计算机系统等电子设备阅读、处理、存取并可在通信网络 上传输的，不涉及国家安全、国家秘密的文件。 3.3 元数据 描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。通过与交易双方不存在利益和 权属关系的第三方的 亲眼所见和现场记录，保存公共资源交易环节、交易过程的真实性的数据、视频等 资料。 3.4 电子档案管理系统 DB14/T 2629 —2023 2 用于电子文件的收集、整理、移交与电子档案的接收、存储、备份、利用、鉴定和安全管理的信息 系统。 3.5 档案证明电子专用章 平台运行服务机构档案管理部门出具档案证明时，用于识别单位身份并表明认可其中内容真实性、 完整性的电子印章。 4 基本要求 4.1 应遵循全程管理、统一规范、安全可靠和便于利用 、服务高效的原则。 4.2 应建立健全管理制度，明确档案管理相关部门和人员的职责与分工。 4.3 应建立电子档案管理系统，电子档案管理系统应符合 GB/T 39784 ，具备目录检索、档案查询、档 案检测等功能。电子档案管理系统安全性应经过相关部门评估考核通过后方可投入使用。 4.4 应按照“一项一档”的要求，对公共资源交易活动中电子档案的形成、归档、存档、服务等环节 实行集中管理并全程监控，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性。 5 档案分类 5.1 工程类 包括但不限于项目登记备案表、立项批复资料、招标代理合同、招标公告、招标文件、更正公告、 澄清答疑、投标文件、开标记录表、评审因素系数抽取表、资质评 标评审汇总表、评标评 审结果报告、 专家评标评 审汇总表、中标候选人公示、中标结果公示、专家廉政承诺书 /回避承诺书、现场影音视频 资料以及其他资料。 5.2 采购类 包括但不限于采购计划资料、采购公告、采购文件、更正公告、澄清答疑、投标文件 /报价文件 / 响应文件、开标记录表、专家评标评审汇总表、评标评审结果报告、中标通知书 /成交通知书、中标 / 成交公告、专家廉政承诺书 /回避承诺书、现场影音视频资料以及其他资料。 5.3 自然资源类 包括但不限于出让公告、补充公告、终（中）止公告、报名信息资料、竞价结果表、成交结果公示、 现场影音视频资料以及其他资料。 5.4 产权资产类 包括但不限于转让公告、更正公告、流拍公告、终（中）止公告、竞价结果表、成交结果公示、现 场影音视频资料以及其他资料。 5.5 其它类 列入《山西省公共资源交易目录》内的其它类项目按有关规定执行。 DB14/T 26 29—2023 3 6 文件收集与整理 6.1 收集 应真实完整收集电子文件，内容信息应与其形成时保持一致，包括但不限于： a) 同一项目交易形成的电子文件应真实、完整、齐全。 b) 电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全完整。 c) 声像类电子文件应能客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等。 d) 邮件、网页、媒体类电子文件 的文字信息、图片、音视频文件等应齐全、完整。 6.2 整理 6.2.1 应在文件收集过程中完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活动。 6.2.2 应以件或卷为管理单位整理文件。 6.2.3 应在分类下根据项目交易活动、形成时间等关键字，对电子文件、纸质文件目录数据进行同步 排序，排序结果应能保持电子文件，纸质文件之间的有机联系。 6.3 档案形成 6.3.1 电子档案应当以符合国家法律法规规定的原件形式形成。 6.3.2 电子档案原件形式包括但不限于： a) 能够有效表现所载内容并可供随时调取查用； b) 能够保证电子文件及其元数据自形成起，内容保持完整、来源可靠，未被非法更改； c) 在信息交换、存储、读取和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容的真实、完整； d) 经认可的第三方认证电子签名与手写签名或盖章相关电子文件。 7