ICS35.240.01 L 73 中华人民共和国国家标准 GB/T 31914—2015 电子文件管理系统建设指南 Guidelines for designing and implementing of electronic records management system 2015-09-11发布 2016-05-01实施 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局 发布 中国国家标准化管理委员会 GB/T 31914—2015 目 次 前言 引言 范围 1 2 规范性引用文件 3 术语和定义 总则 4.1 ERMS的作用 4.2 系统建设原则 4.2.1 业务需求驱动原则 4.2.2 标准化原则 4.2.3 用户参与原则 4.2.4 开放性原则 4.2.5 灵活性原则 4.2.6 可扩展性原则 4.2.7 衔接性原则 4.2.8 安全性原则 4.3系统建设过程 4.3.1 概述 4.3.2 系统规划 4.3.3 系统分析 4.3.4 系统设计 4.3.5 系统实施 4.3.6 系统维护 4.3.7 系统更新 4.4 系统建设的保障 4.4.1 概述 4.4.2 项目管理 4.4.3 组织建设 4.4.4 培训 可行性研究 5 初步调查 5.1 5.1.1 调查目的 5.1.2 调查内容 5.1.3 调查方法 5.1.4 调查结果的评审和利用 5.2系统定位 5.2.1 管理对象 5.2.2 实施范围 GB/T 31914—2015 5.2.3实现方式 5.2.3.1ERMS的开发方式 5.2.3.2 ERMS与业务系统的关系 5.2.3.3 ERMS和电子文件长期保存系统的关系 5.2.3.4 跨机构ERMS的部署模式 6业务分析 6.1业务分析的目的· 10 6.2业务分析的方法， 10 6.2.1 方法概述… 10 6.2.2 层次分析法 10 6.2.3 顺序分析法 11 规范制定 11 7.1 管理规范 7.1.1 文件分类方案 11 7.1.2 文件保管期限与处置表· 13 7.1.3 元数据方案 7.1.4 信息利用规定 14 7.1.5 电子文件题名拟制规范 7.1.6 电子文件编号规则 15 7.2技术规范 15 8文件管理需求分析 15 8.1角色及其操作权限 15 8.2捕获登记需求 15 8.2.1 概念理解 15 8.2.2 捕获对象 16 8.2.3 捕获主体 16 8.2.4 捕获方式 16 8.2.5 元数据的捕获 17 8.3 分类组织需求 17 8.3.1 概念理解 17 8.3.2 分类组织主体 8.3.3 分类方案的配置 18 8.3.4 文件归类方式 18 案卷管理… 8.3.5 18 8.3.6 类目管理 18 8.3.7 信息组织 19 8.4 鉴定处置需求 8.4.1 概念理解 19 8.4.2 鉴定处置主体 19 8.4.3 鉴定方式 19 8.4.4 处置行为的触发和记录 19 8.4.5 处置行为 移交 20 8.4.6 处置行为 销毁 20 II GB/T 31914—2015 8.4.7 处置行为 续存 21 8.5存储保管需求 21 8.5.1 概念理解 21 8.5.2 存储设备… 21 8.5.3 存储格式 21 8.5.4 存储管理 22 8.6检索利用需求· 22 8.6.1 概念理解 22 8.6.2 检索范围与对象 22 8.6.3 检索策略 22 8.6.4 利用方式 22 8.6.5 结果显示与打印 23 8.7安全管理需求 23 8.7.1 概念理解· 23 8.7.2 实施分级保护和等级保护制度 23 8.7.3 认证技术的应用 23 8.7.4 审计跟踪管理 23 系统实施 9 24 9.1 实施准备 24 9.2ERMS实施方法· 24 9.2.1 备选方法… 24 9.2.2 方法选择 24 9.3软件配置 25 9.3.1 管理规范配置 25 9.3.2 系统默认功能设置 25 9.3.3 可用性配置 25 9.4 系统测试 25 9.5 系统迁移 25 10 组织建设 26 10.1 组建ERMS项目团队 26 10.2 获得机构对ERMS建设的广泛支持 26 10.2.1 获得管理层支持 26 10.2.2 提升相关人员对ERMS的认知程度 26 10.2.3 与用户建立持续的沟通渠道 26 10.2.4 监控和审查ERMS实施效果 27 10.2.5 将电子文件管理纳人相关人员的绩效考核 27 10.3 适时开展组织变革 27 11 培训 27 11.1 高端培训 27 11.2 系统人员培训 27 11.3 用户培训 27 参考文献 29 SAG IⅢI GB/T31914—2015 前言 本标准按照GB/T1.1一2009给出的规则起草。 本标准由国家密码管理局提出并归口。 本标准起草单位：国家电子文件管理部际联席会议办公室、中国人民大学信息资源管理学院。 本标准主要起草人：刘越男、钱毅、姚思远、马林青、谭啸宇、张静、程主、刘芳、张喜波 V