(19)国家知识产权局 (12)发明 专利申请 (10)申请公布号 (43)申请公布日 (21)申请 号 202111644945.3 (22)申请日 2021.12.3 0 (71)申请人 新疆中宏立达软件工程有限公司 地址 830000 新疆维吾尔自治区乌鲁 木齐 市经济技术开发区厦门路16号R333- 01 (72)发明人 彭世荣　董明丽　 (74)专利代理 机构 北京中济纬天专利代理有限 公司 11429 专利代理师 姚浩 (51)Int.Cl. G06Q 10/10(2012.01) G06Q 10/00(2012.01) (54)发明名称 一种文件销毁实时监控方法 (57)摘要 本发明涉及信息安全 管理技术领域， 具体地 说， 涉及一种文件销 毁实时监控方法。 包括企业 对实时监控文件实行全 过程管理、 文件管理部门 对待销毁的文件及介质进行整理、 签订服务协 议、 专人将待销毁文件转运装卸到场地并进行交 接、 专人对纸质文件进行粉碎操作、 专业人员对 介质进行销毁操作、 对销毁处理后的材料进行回 收处理、 专人编写企业文件清退销毁情况报告并 上报等步骤。 本发明设计可以保证文件 管理工作 的连续性， 定期整理需要销 毁的文件， 减轻管理 工作量， 降低管理成本； 可 以提高文件销 毁工作 的效率， 且销 毁后的废料还可回收利用， 减少资 源浪费； 对文件销毁全过程进行监控， 操作过程 记录清晰透明， 可 以有效避免涉密文件泄露， 保 障企业的利益。 权利要求书4页 说明书10页 附图7页 CN 114693240 A 2022.07.01 CN 114693240 A 1.一种文件销毁实时监控方法， 其特 征在于： 包括如下步骤： S1、 企业对实时监控文件 的形成、 收集、 整理、 存储、 利用和保管实行全过程管理， 由文 件管理部门统一管 理协调， 指定专门机构或人员负责， 保证管理工作的连续性， 并按已有制 度和规范严格执 行文件管理， 确保文件信息的真实性、 安全性和完整性； S2、 文件管理部门对文件进行鉴定， 确认需销毁的文件， 对待销毁的文件及存储有文件 的介质进行整理、 包 装、 标记等； S3、 在企业内部设定专门的文件销毁部门， 或从市场上找到专业的、 具有销毁资质的销 毁公司， 购买专业的文件销毁服 务， 并与销毁部门或销毁公司签订 服务协议； S4、 文件管理部门指派专人在全程监控下将待销毁文件转运装卸到文件销毁场地， 转 运专人与销毁专人按流 程进行文件交接， 并与专业销毁人员签订 正规保密协议； S5、 在全程监控下， 由专人对纸质文件进行称重后， 对纸质文件进行粉碎操作， 边操作 边做好工作 记录， 在粉碎后对碎料进 行复秤， 并计算本次销毁操作的材料损耗率， 通过对比 确认无遗漏文件； S6、 在全程监控下， 由专业人员对存储有文件的介质进行拆解， 针对存储元件进行粉碎 销毁操作， 边处 理边做好工作记录， 并将介质的其 他部分进行分类； S7、 在全程 监控下， 对销毁处 理后的材 料分别进行 预后及回收处 理； S8、 文件销毁部门或销毁公司将文件销毁的监控文件及工作记录反馈到文件管理部 门， 由文件管理部门指定专人， 对监销全过程的管理材料进行归纳整理、 分析归类， 对销毁 的文件造具清册、 登记备案， 编写企业文件清退销毁情况报告， 并将 工作记录和报告同时进 行提交上报。 2.根据权利要求1所述的文件销毁实时监控方法， 其特征在于： 所述S1中， 企业对实时 监控文件实行全过程管理的方法包括如下步骤： S1.1、 对收集的文件进行命名， 将文件按照一定的标准或属性进行梳理分类， 遵循文件 生成的自然规 律进行文件排序， 并在文件收集过程中及时进行登记、 附上相应说明； S1.2、 按照现有规则 对排序整理好的文件进行编目， 对特殊文件进行备份或脱机保存， 再参照现行有关规定将符合归档条件的文件进 行归档及有序存储， 并采取严格的安全措施 以保证存 储的文件不被非正常改动； S1.3、 针对电子文件应定期检测存储载体的安全， 定期核实已存文件的完整性、 有效性 和安全性， 检查相关文件记录表格、 说明资料是否齐全， 检查文件保管期限， 并对定期检测 结果进行登记； S1.4、 制定利用和保密的制度， 指定专人进行管理， 调用者应在权限规定范围内使用文 件， 并遵守保密规定， 调用文件时还需进行登记。 3.根据权利要求2所述的文件销毁实时监控方法， 其特征在于： 所述S2中， 文件管理部 门对待销毁的文件及存 储有文件的介质进行处 理的方法包括如下步骤： S2.1、 文件管理部门对已到保管期限的文件进行价值鉴定， 经文件管理部门严格审批 后将已确认为无保存价 值的文件划归为待销毁文件； S2.2、 由指定专人将一般文件的电子档案进行彻底的删除清理， 并可将存储过一般文 件的载体进行格式化处 理； S2.3、 由指定专人将机密文件的电子档案及备份数据同时进行彻底的删除清理， 将存权　利　要　求　书 1/4 页 2 CN 114693240 A 2储过机密文件的载体介质拆下， 将载体介质装入文件袋并贴上封条， 文件袋上需做好信息 标记； S2.4、 由指定专人将一般的纸质文件进行打包， 给每 个文件包做好信息标记； S2.5、 由指定专人将机密的纸质文件装入保密袋并贴上封条， 保密袋上需做好信息标 记； S2.6、 由指定专人将清除及打包的文件、 物品清单进行清点记录， 并签名确认。 4.根据权利要求3所述的文件销毁实时监控方法， 其特征在于： 所述S3中， 企业购买专 业的文件销毁服 务的方法包括如下步骤： S3.1、 针对少量需要销毁的文件， 可在企业内部设定专门的文件销毁部门， 给文件销毁 部门配备相应的设备和人员， 将文件销毁部门与文件管理部门进行工作对接， 并对文件销 毁部门进行规范 管理； S3.2、 针对大量需要销毁的文件， 由文件管理部门指派人员前往市场上专业的、 具有资 质的销毁公司进行调研， 并由文件管理部门主管选 定销毁公司； S3.3、 由企业文件管理部门主管或企业其他管理人员， 代表企业前往销毁公司， 根据销 毁需求选择或制定文件销毁服 务， 并与销毁公司签订 服务协议。 5.根据权利要求4所述的文件销毁实时监控方法， 其特征在于： 所述S4中， 进行文件交 接的具体流 程包括如下步骤： S4.1、 文件管理部门指派专人进行待销毁文件的转运工作， 转运专人在企业内部的监 控摄像下将文件转 运到文件销毁部门， 并与销毁部门指派的销毁专员进行交接； S4.2、 转运专人在特定的监管人员或专人实时拍摄监控视频的情况下， 将待销毁文件 转运到销毁公司的销毁场地； S4.3、 转运专人或监管人员检查销毁场地的场地环境， 确认销毁场地的安全后， 与销毁 专人进行文件交接； S4.4、 文件交接时， 转运专人需先确认销毁专人的身份、 工作资质等， 与转运专人核对 清点文件材 料， 销毁专人签订 正规保密协议， 并在交接清点表单 上签字确认； S4.5、 转运专人或监管人员可留在场地现场监督并实时拍摄销毁工作， 也可通过销毁 场地的监控视频进行监 督。 6.根据权利要求5所述的文件销毁实时监控方法， 其特征在于： 所述S5中， 对纸质文件 进行销毁处 理的具体流 程包括如下步骤： S5.1、 在全程监控下， 销毁专人对纸质文件全部或分批进行称重， 分别记录批次质量并 统计总质量； S5.2、 销毁专人依次将打包好的纸质文件置于粉碎设备内进行粉碎， 每次提取纸质文 件时， 需核对文件的信息标记， 在交接清点表单上或工作 记录表单上做好记录， 在销毁工作 过程中， 销毁专人只可查看文件外 部的信息标记， 不可打开包 装查看内部的文件内容； S5.3、 销毁专人在粉碎纸质文件时， 可加入适量的水以减轻粉尘飞扬， 并准确记录用水 量； S5.4、 完成粉碎操作后， 需及时对粉碎后的碎纸材料进行复秤， 分别记录批次复秤质量 并统计总复秤质量； S5.5、 再次核对交接清点表单和工作记录表单， 确认所有纸质文件均已完成粉碎；权　利　要　求　书 2/4 页 3 CN 114693240 A 3